SWU TeleNet GmbH
8. Dezember 2011
Aus der Praxis: REDDOXX bei der SWU TeleNet GmbH
15. Dezember 2011
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Erdgas Mittelsachsen GmbH

Firma: Erdgas Mittelsachsen GmbH
Ort: Staßfurt-Brumby, Deutschland
Branche: Energieversorger, Stadtwerke
Mitarbeiter: 90
Kunde seit: 2007
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung, REDDOXX MailSealer zur E-Mailverschlüsselung

Service und Kundennähe stehen bei der Erdgas Mittelsachsen GmbH (EMS) im Vordergrund: Das regionale Energieunternehmen versorgt Privat- und Geschäftskunden mit Erdgas, Strom und Wärme. Im Gasnetz werden rund 35.000 Kunden in der Region um die sachsen-anhaltinische Landeshauptstadt Magdeburg betreut. Die Firmenhistorie reicht bis ins Jahr 1864 zurück, als mit dem Bau des Gaswerks am heutigen Unternehmenssitz in Schönebeck der Grundstein für die lokale Gasversorgung der Bevölkerung und ansässiger Gewerbebetriebe gelegt wurde.

 

Rund 150 Jahre später ist die Kundenkommunikation bei EMS weitgehend digitalisiert. E-Mail zählt zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln für das Unternehmen und ermöglicht die Erleichterung und Beschleunigung vieler Prozesse. Die Archivierung ein- und ausgehender E-Mails wurde bis vor einigen Jahren jedoch noch mit Bordmitteln erledigt. An jedem einzelnen Mail-Client wurde dazu die Auto-Archivierungsfunktion eingerichtet. Der Versand der Nachrichten erfolgte unverschlüsselt.

Optimierung des E-Mail-Managements war nötig

„Wir stießen mit dieser Vorgehensweise technisch und aus rechtlicher Sicht an Grenzen“, erinnert sich Karsten Rauer, IT-Abteilungsleiter bei der Erdgas Mittelsachsen GmbH. „Es kamen unter anderem gesetzliche Änderungen beim sicheren E-Mail-Versand von Kundendaten ins Spiel, die uns als Energiedienstleister betrafen. Dies war für uns der Anlass, eine zentrale E-Mail-Archivierungs- und Verschlüsselungslösung zu implementieren. Gleichzeitig wollten wir außerdem den Schutz vor Spam optimieren. Wir hatten seinerzeit zwar sogar zwei parallel eingesetzte Anti-Spam-Produkte im Einsatz. Dennoch war die Filterleistung unzureichend.“

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister MTS Systemhaus GmbH (Braunschweig) prüfte EMS deshalb verschiedene Lösungen für das E-Mail-Management. Im Vordergrund standen dabei in erster Linie drei Kriterien: Zum einen sollte es sich nach Möglichkeit um eine All-in-One-Lösung handeln, um so eine heterogene Infrastruktur mit mehreren unterschiedlichen Systemen und erhöhtem Wartungsaufwand zu vermeiden. Sehr wichtig war darüber hinaus eine einfache und intuitive Bedienbarkeit der Lösung, damit die Mitarbeiter am Arbeitsplatz ohne große Umstellung damit arbeiten und alle relevanten E-Mails jederzeit wiederfinden können. Zuletzt spielten natürlich auch die Gesamtkosten eine Rolle.

Klare Entscheidung für REDDOXX

Nach einer groben Selektion im Vorfeld standen drei Lösungen in der Endauswahl. Die Entscheidung fiel schließlich auf die Appliance von REDDOXX, die die genannten Voraussetzungen am besten erfüllen konnte. Als einziger Hersteller bot REDDOXX zudem die Möglichkeit, alle drei gestellten Anforderungen (Archivierung, Spam-Filterung und Verschlüsselung) mit einem einzigen, zentralen System abzudecken.

Die Implementierung der Appliance in die IT-Infrastruktur bei EMS gestaltete sich unkompliziert und konnte innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen werden. Nach der Grundkonfiguration wurde der E-Mail-Verkehr auf die Appliance umgeleitet, die im Netzwerk vor dem Mailserver eingerichtet ist. Sowohl die Archivierung der E-Mails als auch die integrierte Spam-Filterung konnten sofort nach der Inbetriebnahme gestartet werden. Da die Appliance auf einen speziell gestaffelten Mix aus unterschiedlichen Abwehrmethoden setzt, können sehr hohe Spam-Erkennungsraten erreicht werden. In einem zweiten Schritt wurde auch die E-Mail-Verschlüsselung realisiert, bei der ausgehende Mails selbsttätig verschlüsselt und mit einer fälschungssicheren digitalen Signatur versehen werden.

Automatische Verschlüsselung und Archivierung

Ein großer Vorteil für die Mitarbeiter bei EMS ist die Tatsache, dass sich durch den Einsatz des Systems bei ihrer täglichen Arbeit wenig verändert hat. Die Archivierung, die völlig automatisch im Hintergrund abläuft, ist über ein Plugin an den Mail-Client angebunden. Das bedeutet, die Anwender können bei Bedarf jederzeit im Mailarchiv nach älteren Mails suchen und diese wiederherstellen, ohne ein zusätzliches Programm nutzen zu müssen.

Auch die Verschlüsselung der E-Mails, die auf der Basis zentral festgelegter Regeln erfolgt, läuft ohne Zutun der Mitarbeiter ab.

„Der Administrationsaufwand ist für uns wesentlich geringer als früher“, sagt Rauer. „Wir können alle wichtigen Einstellungen und Konfigurationen zentral vornehmen. Gleichzeitig haben wir die Gewissheit, dass alle relevanten E-Mails rechtskonform und revisionssicher analog zu den geltenden Aufbewahrungsregeln archiviert werden. Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung von REDDOXX und sehen auch nach mehreren Jahren keinen Anlass für einen Systemwechsel.“

Um das Ausfallrisiko im geschäftskritischen Bereich E-Mail-Kommunikation zu senken, hat EMS inzwischen einen Hot-Standby-Cluster mit zwei parallel laufenden Maschinen eingerichtet. Kommt es zu einem Ausfall, werden die Aufgaben sofort vom Standby-System übernommen. Für die Zukunft sind zusätzliche Erweiterungen vorgesehen. Da im Rechenzentrum der Erdgas Mittelsachsen GmbH bereits 25 virtuelle Maschinen betrieben werden und der Virtualisierungsgrad rund 85 Prozent erreicht hat, ist mittelfristig auch der Einsatz einer virtuellen REDDOXX-Appliance geplant.