Firma: Unternehmensgruppe Dillenburger
Ort: Köln, Deutschland
Branche: Gebäudemanagement
Mitarbeiter: 50
Kunde seit: 2007
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung
Die Unternehmensgruppe Dillenburger ist seit mehr als 30 Jahren als Dienstleister mit der strategischen Ausrichtung auf Energie- und Umwelttechnik in der technischen Gebäudeausrüstung und dem technischen Gebäudemanagement tätig. Um einen reibungslosen Geschäftsablauf innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten, war die Einführung einer automatisierten, rechtssicheren und zuverlässigen Lösung zur E-Mail-Archivierung notwenig. Insbesondere die Suche nach älteren oder bereits gelöschten E-Mails stellte einen enormen Zeitaufwand für die Mitarbeiter dar.
Rechtskonforme Archivierung von E-Mails
Bislang bereitete die Suche nach gelöschten bzw. nicht mehr auffindbaren E-Mails erhebliche Probleme innerhalb der Unternehmensgruppe. Denn außer dem Microsoft Exchange Server existierte keine Lösung, die E-Mails archivieren bzw. gelöschte Mails wiederherstellen konnte. Somit war die Wiedererlangung von Informationen mit einem enormen Zeitaufwand verbunden, da ein IT-Spezialist die versehentlich gelöschten Daten aus den Backup-Beständen des Exchange-Servers manuell zurückholen musste. Dies war einer der Gründe, alle 50 PC-Arbeitsplätze mit einer zuverlässigen Alternative zur bisherigen Archivierungsfunktion auszustatten.
Ferner suchte das Unternehmen nach einer für die Anwender leicht zu bedienenden Lösung, die schnelle und komfortable Suchfunktionen, auch für E-Mail-Anlagen, bot. Überdies sollte sie sich nahtlos in MS-Outlook-Clients integrieren lassen. Auch die gesetzlichen Anforderungen bei der Archivierung von E-Mail-Dokumenten galt es, mit dieser Lösung zu erfüllen
Evaluation und Entscheidung für die REDDOXX-Technologie
Hinsichtlich dieser Anforderungen nahm die Unternehmensgruppe Dillenburger verschiedene Anbieter am Markt unter die Lupe. Hauptauswahlkriterien waren hier die Punkte Rechtssicherheit, Automatismus der Archivierung sowie leichte Bedienbarkeit für User und Administratoren. Ebenso im Fokus stand die Kosten-Nutzen-Relation der Lösung. Das umfangreiche Auswahlverfahren führte Dillenburger gemeinsam mit der Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH aus Köln durch. Der autorisierte PDS-Quality-Partner betreut die Unternehmensgruppe bereits seit 1998 in allen IT-Fragen – speziell zum Einsatz der eingesetzten PDS-Softwareprodukte (ERP-Lösung für das Baunebengewerbe).
In die engere Auswahl kam die DSP E-Mail-Archiv iMARC der rent a brain GmbH sowie die Hardware-Appliance-Lösung der in Rottweil ansässigen REDDOXX GmbH (REDDOXX Basis-System Basic). Auf Grund der Anforderungen entschieden sich die Verantwortlichen für das E-Mail-Archivierungssystem von REDDOXX.
REDDOXX-Lösung im Einsatz
Der Komplettanbieter für IT-Systemlösungen, Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH installierte die REDDOXX Basic Appliance inklusive MailDepot innerhalb von nur vier Stunden inklusive der nahtlosen Integration in die vorhandene MS-Exchange- und MS-Outlook-Umgebung.
Die Implementierung erfolgte im laufenden Betrieb während einer Server-Neuinstallation. Dabei wurde die Appliance zwischen dem Mailserver und der Firewall integriert. Diese bidirektionale Integration in den Mail-Fluss stellt die umgehungsfreie und verlässliche Archivierung sicher.
Die TÜV-geprüfte sowie GDPdU- und GoBS-konforme Appliance-Lösung von REDDOXX archiviert nun permanent sowohl alle ein- als auch ausgehenden Mails bei Dillenburger. Spam-Nachrichten können dabei bereits vor dem Archivierungsprozess ausgefiltert werden.
Mit dem neuen System lassen sich zudem ver- als auch entschlüsselte E-Mails automatisch, revisions- und manipulationssicher erfassen bzw. archivieren. Überdies wird jede E-Mail ihrem Eigentümer automatisch zugeordnet, wodurch ein unbefugter Zugriff auf Mails anderer Benutzer ausgeschlossen ist.
Neben der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung bietet das MailDepot jedem User zusätzlich die Möglichkeit, auf alle gesendeten und empfangenen E-Mails bequem zuzu-greifen. Das bislang aufwendige Sortieren und Suchen der Nachrichten entfällt nun völlig; dies spart somit Dillenburger wertvolle Arbeitszeit sowie -kosten ein. Auch gelöschte Mails können nun von jedem Client aus durch zwei simple Mausklicks in originärer Form wiederhergestellt werden.
Da die Informationen zunächst auf der REDDOXX-Appliance gesichert und von dort aus erst auf den externen Speicher transferiert werden, wird der vorhandene Exchange E-Mailserver bei Dillenburger zusätzlich entlastet.
Fazit
Die REDDOXX-Technologie hat sich im Praxiseinsatz bei Dillenburger bewährt. Seit der Installation profitieren die Anwender von einer gut strukturierten E-Mail-Organisation, in der Mails nicht mehr verloren gehen bzw. sich nicht mehr nur mit enormem Aufwand wiederherstellen lassen. Der Einsatz des automatisierten, rechtssicheren und zuverlässigen REDDOXX-E-Mail-Archivierungssystems gewährleistet so einen reibungslosen Geschäftsablauf der Unternehmensgruppe Dillenburger.