Oettinger Brauerei GmbH
10. Juli 2011
Messe: REDDOXX auf der DMS Expo in Stuttgart
26. Juli 2011
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Dillenburger Gruppe

Firma: Unternehmensgruppe Dillenburger
Ort: Köln, Deutschland
Branche: Gebäudemanagement
Mitarbeiter: 50
Kunde seit: 2007
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Die Unternehmensgruppe Dillenburger ist seit mehr als 30 Jahren als Dienstleister mit der strategischen Ausrichtung auf Energie- und Umwelttechnik in der technischen Gebäudeausrüstung und dem technischen Gebäudemanagement tätig. Um einen reibungslosen Ge­schäftsablauf innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten, war die Einführung einer automatisierten, rechtssicheren und zuverlässigen Lösung zur E-Mail-Archivierung notwenig. Insbesondere die Suche nach älteren oder bereits gelöschten E-Mails stellte einen enormen Zeitaufwand für die Mitarbeiter dar.

Rechtskonforme Archivierung von E-Mails

Bislang bereitete die Suche nach gelöschten bzw. nicht mehr auffindbaren E-Mails erhebliche Probleme innerhalb der Unternehmensgruppe. Denn außer dem Microsoft Exchange Server existierte keine Lösung, die E-Mails archivieren bzw. gelöschte Mails wiederherstellen konnte. Somit war die Wiedererlangung von Informationen mit einem enormen Zeitaufwand ver­bunden, da ein IT-Spezialist die versehentlich gelöschten Daten aus den Backup-Beständen des Exchange-Servers manuell zurückholen musste. Dies war einer der Gründe, alle 50 PC-Arbeitsplätze mit einer zuverlässigen Alternative zur bisherigen Archivierungsfunktion auszustatten.

Ferner suchte das Unternehmen nach einer für die Anwender leicht zu bedienenden Lösung, die schnelle und komfortable Suchfunktionen, auch für E-Mail-Anlagen, bot. Überdies sollte sie sich nahtlos in MS-Outlook-Clients integrieren lassen. Auch die gesetzlichen Anforderungen bei der Archi­vierung von E-Mail-Dokumenten galt es, mit dieser Lösung zu erfüllen

Evaluation und Entscheidung für die REDDOXX-Technologie

Hinsichtlich dieser Anforderungen nahm die Unternehmensgruppe Dillen­burger ver­schiedene Anbieter am Markt unter die Lupe. Hauptauswahl­kriterien waren hier die Punkte Rechtssicherheit, Automatismus der Archi­vierung sowie leichte Bedienbarkeit für User und Administratoren. Ebenso im Fokus stand die Kosten-Nutzen-Relation der Lösung. Das umfangreiche Auswahlverfahren führte Dillenburger gemeinsam mit der Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH aus Köln durch. Der autorisierte PDS-Quality-Partner betreut die Unternehmensgruppe bereits seit 1998 in allen IT-Fragen – speziell zum Einsatz der eingesetzten PDS-Softwareprodukte (ERP-Lösung für das Baunebengewerbe).

In die engere Auswahl kam die DSP E-Mail-Archiv iMARC der rent a brain GmbH sowie die Hardware-Appliance-Lösung der in Rottweil ansässigen REDDOXX GmbH (REDDOXX Basis-System Basic). Auf Grund der Anfor­derungen entschieden sich die Verantwortlichen für das E-Mail-Archivierungs­system von REDDOXX.

REDDOXX-Lösung im Einsatz

Der Komplettanbieter für IT-Systemlösungen, Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH installierte die REDDOXX Basic Appliance inklusive MailDepot innerhalb von nur vier Stunden inklusive der nahtlosen Integration in die vorhandene MS-Exchange- und MS-Outlook-Umgebung.

Die Implementierung erfolgte im laufen­den Betrieb während einer Server-Neuinstallation. Dabei wur­de die Appliance zwischen dem Mailserver und der Firewall inte­griert. Diese bidirektionale Integra­tion in den Mail-Fluss stellt die um­gehungs­freie und verlässliche Ar­chivierung sicher.

Die TÜV-geprüfte sowie GDPdU- und GoBS-konforme Appliance-Lösung von REDDOXX archiviert nun permanent sowohl alle ein- als auch ausgehenden Mails bei Dillenburger. Spam-Nachrichten können dabei bereits vor dem Archivierungsprozess ausgefiltert werden.

Mit dem neuen System lassen sich zudem ver- als auch entschlüsselte E-Mails automa­tisch, revisions- und manipulations­sicher erfassen bzw. archivieren. Überdies wird jede E-Mail ihrem Eigentümer automatisch zugeord­net, wodurch ein unbe­fugter Zugriff auf Mails anderer Benutzer ausge­schlossen ist.

Neben der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung bietet das MailDepot jedem User zusätzlich die Möglichkeit, auf alle gesendeten und empfangenen E-Mails bequem zuzu-greifen. Das bislang aufwendige Sortieren und Suchen der Nachrichten entfällt nun völlig; dies spart somit Dillenburger wertvolle Arbeitszeit sowie -kosten ein. Auch gelöschte Mails können nun von jedem Client aus durch zwei simple Mausklicks in originärer Form wiederhergestellt werden.

Da die Informationen zunächst auf der REDDOXX-Appliance gesichert und von dort aus erst auf den externen Speicher transferiert werden, wird der vorhandene Exchange E-Mailserver bei Dillenburger zusätzlich entlastet.

Fazit

Die REDDOXX-Technologie hat sich im Praxiseinsatz bei Dillenburger bewährt. Seit der Installation profitieren die Anwender von einer gut strukturierten E-Mail-Organisation, in der Mails nicht mehr verloren gehen bzw. sich nicht mehr nur mit enormem Aufwand wiederherstellen lassen. Der Einsatz des automatisierten, rechtssicheren und zuverlässigen REDDOXX-E-Mail-Archivierungssystems gewährleistet so einen reibungslosen Geschäftsablauf der Unternehmensgruppe Dillenburger.