Rechtliche Anforderungen ›
E-Mail-Archivierung ist rechtlich unverzichtbar
Die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen.
Besonders bedeutsam sind unter anderem Teile der Abgabenordnung (AO, hier vor allem §147), des Handelsgesetzbuchs (HGB, §257) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Gewicht haben außerdem die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS).
Eine wichtige Grundlage bildet die Gleichstellung geschäftlicher E-Mails mit vergleichbaren papiergebundenen Briefen. Es gelten somit die gleichen Regelungen und Fristen für die Aufbewahrung (beispielsweise zehn Jahre bei steuerlich relevanten Sachverhalten).
Neben den klar geregelten Vorhaltezeiten kommt bei der E-Mail-Archivierung vor allem auch der Art und Weise der Aufbewahrung eine erhebliche Bedeutung zu. Für eine rechtskonforme Archivierung ist es so in der Regel zum Beispiel erforderlich, die Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen.
Eine Rolle spielt zudem die maschinelle Auswertbarkeit der Daten, insbesondere beim Zugriff durch Mitarbeiter des Finanzamts im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Die Lösungen von REDDOXX sind von Grund auf so konzipiert, dass die gesetzlichen Anforderungen automatisch erfüllt werden. Erreicht wird dies durch ein umfassendes Compliance Framework, das unter anderem die Revisionssicherheit der archivierten E-Mails gewährleistet.
Unterstrichen wird dieser Anspruch durch die offizielle Vergabe des TÜV-Siegels „Geprüfte Archivierung“ an die Lösung REDDOXX MailDepot.
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