Private E-Mails und das Archiv ›
Volle Flexibilität und Rechtssicherheit
Der Umgang mit privaten E-Mails wird in Unternehmen unterschiedlich geregelt. Neben dem Versand von privaten Nachrichten über die geschäftliche Adresse, der per betrieblicher Anweisung untersagt werden kann, ist für eine rechtlich einwandfreie Mail-Archivierung aus Gründen des Datenschutzes vor allem der Empfang privater E-Mails relevant.
Für den korrekten Umgang mit privaten Mails bietet REDDOXX MailDepot die Möglichkeit der (dokumentierten) Löschung aus dem Archiv. Entsprechende E-Mails können einer passenden Kategorie („privat“) zugeordnet werden. Per Workflow kann eine automatische Löschung derart markierter Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum festgelegt werden.
Um zu verhindern, dass absichtlich oder versehentlich geschäftliche E-Mails gelöscht werden, kann die Zuordnung mit der Zustimmung durch eine oder mehrere weitere Personen (beispielsweise Betriebsrat oder Datenschschutzbeauftragter) verknüpft werden.
Ein solches Mehr-Augen-Prinzip sorgt effektiv für zusätzliche Sicherheit und schützt vor Missbrauch.
Durch individuell setzbare Filterregeln können darüber hinaus auch E-Mails mit bestimmten Merkmalen von vornherein von der Archivierung ausgeschlossen werden (etwa durch die Kennzeichnung „Privat“ im Betreff der Nachricht). So lässt sich eine saubere Trennung von geschäftlichem und privatem Mailverkehr umsetzen.
Um die Rechtssicherheit zu gewährleisten, werden alle Änderungen im Archiv in einem Compliance-Log dauerhaft und über die Lebenszeit der jeweiligen Mail hinaus dokumentiert.
Vorteile
- Rechtlich einwandfreier Umgang mit privater E-Mail-Korrespondenz
- Automatisierte Löschung mit individuellem Workflow
- Schutz vor Missbrauch durch Mehr-Augen-Prinzip
