Interne Archivierung ›
Firmeninterne Kommunikation sicher archiviert
E-Mails werden nicht ausschließlich an externe Empfänger gesendet oder von diesen empfangen. Stattdessen wird das Medium sehr häufig auch intern genutzt, beispielsweise bei der Abstimmung zwischen Kollegen, Fachabteilungen und Arbeitsgruppen.
Auch wenn solche, rein internen E-Mails zumeist eher keine steuerrechtliche Bedeutung haben, so ist ihre Archivierung dennoch ratsam. Dafür spricht zum einen, dass ein E-Mail-Archiv vollständig sein sollte, um spätere Recherchen und Nachvollziehen von Vorgängen zu erleichtern.
Auch die Entlastung des Mailservers, die ja einer der Hauptvorteile der E-Mail-Archivierung ist, spielt eine Rolle.
Zudem kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch eine rein interne E-Mail spätere Bedeutung zum Nachweis von Vereinbarung und Abmachungen erlangt.
REDDOXX unterstützt die interne Archivierung von E-Mails auf mehrere Arten. Es können sowohl Journaling-Postfächer genutzt als auch eine permanente „BCC-Funktion“ eingerichtet werden, mit der automatisch eine Blindkopie an einen zweiten Mailserver gesendet wird.
Vorteile:
- Vollständige Archivierung aller internen und externen E-Mails
- Alle Informationen jederzeit verfügbar
- Spürbare Entlastung des Mailservers
