REDDOXX MailDepot

Im Rahmen der langfristigen Aufbewahrung der Mail-Kommunikation ist es für Unternehmen vor allem entscheidend, eine rechtssichere Email Archivierung umzusetzen. Denn es reicht bei weitem nicht aus, Mails einfach nur von Zeit zu Zeit zu sichern beziehungsweise ohne weitere Vorkehrungen lediglich auf einem Backup-Medium zu hinterlegen

E-Mails mit geschäftlich relevanten Inhalten sind in vielen Belangen klassischen, papiergebundenen Geschäftsbriefen und Dokumenten gleichgestellt. Die Relevanz eines Angebots, einer Rechnung oder einer Absprache bezüglich eines Vertrags verändert sich nicht dadurch, ob die Übermittlung per Briefpost, Fax oder E-Mail erfolgt. Da der Anteil an geschäftlichen E-Mails ständig steigt und immer mehr Vorgänge auf diesem Weg erfolgen, nimmt auch die Notwendigkeit zu, sich mit dem Thema rechtssichere Email Archivierung intensiv und nachhaltig auseinanderzusetzen.

Wie lässt sich dies in der Praxis umsetzen? Für eine rechtssichere Email Archivierung müssen viele Faktoren bedacht werden. Eine Reihe von Regelungen und Fristen ergibt sich direkt aus der Gleichstellung von geschäftlichen Mails mit entsprechenden Geschäftsbriefen. Dies betrifft beispielsweise die Aufbewahrungszeiten für steuerrechtliche relevante Dokumente wie Rechnungen oder Belege. Weitere Kriterien für die rechtssichere Email Archivierung lassen sich aus den verschiedenen Richtlinien für den Umgang mit EDV-gestützten Daten ableiten.

Zu den Verordnungen, Gesetzen und Regelungen, die Unternehmen beachten müssen, zählen unter anderem etwa das Handelsgesetzbuch (HGB), die so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) und die Abgabenordnung (abgekürzt AO). Wichtig waren für die rechtssichere Email Archivierung bis Ende 2014 außerdem die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), eine Sammlung von Regelungen, die vor allem für die Buchführung in steuerlicher Hinsicht relevant waren und sich mit dem Management von Dokumenten und der Gestaltung von Archivsystemen beschäftigten. Diese Regelungen sind in die neue GoBD überführt worden.

Insgesamt zeigt sich, dass sich Unternehmen bei der Einrichtung ihrer Mail-Archivierung nicht auf eine einzige, konkrete Richtlinie verlassen können, sondern die geltenden Anforderungen einer Fülle an Vorschriften entnehmen und bestmöglich umsetzen müssen.

Immer wieder treten Interessenten an uns heran, die eine E-Mail-Archivierung auf Stubbing-Basis realisieren möchten. Bei dieser Methode verbleiben im lokalen E-Mail-Client lediglich die Header-Informationen der E-Mails. Dabei handelt es sich beispielsweise um Daten wie den Betreff, der Absender oder das Datum der Nachricht. Die eigentlichen Inhalte – etwa der Text der Mail oder eventuelle Attachments/Dateianhänge – werden auf ein separates Storage-System ausgelagert.

Stubbing hält in der Praxis nicht, was es verspricht

Hinter Stubbing steckt unter anderem meist der Wunsch, eine Speicherentlastung auf den lokalen Systemen zu erzielen. Allerdings sprechen aus unserer Sicht sehr viele Aspekte gegen ein solches Vorgehen. Denn die vermeintlichen Vorteile halten einer kritischen Überprüfung in aller Regel nicht stand oder kehren sich gar ins Gegenteil um. Denn oft führt Stubbing zu einer sinkenden Performance speziell bei der Suche und Wiederherstellung von E-Mails, da zwangsläufig unzählige Datenbankeinträge durch die notwendigen Verlinkungen zwischen Header- und Body-Informationen der Nachrichten entstehen. Außerdem kann die Rechtssicherheit des Archivs gefährdet sein, da die E-Mails durch die Aufteilung nicht im unveränderten Originalzustand archiviert sind.

E-Mails werden oft an mehrere Empfänger oder ganze Gruppen und Verteilerkreise gesendet. Bei normaler Speicherung aller Daten führt dies, gerade bei größeren Attachments, schnell zum exponentiellen Anstieg des benötigten Speichervolumens. Denn die E-Mail, die gerade zehn firmeninterne Empfänger gleichzeitig erhalten haben, wird folglich auch zehn Mal identisch auf den jeweiligen Systemen gespeichert.

REDDOXX MailDepot löst diese Problematik durch Single Instancing. Bei dieser Vorgehensweise werden die Daten (E-Mails und Dateianhänge) auf dem entsprechenden, allen Nutzern zugänglichen Archiv-Storage nur einmal abgelegt, auch wenn diese an mehrere Adressaten verschickt wurden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Mails und Attachments stehen weiterhin allen berechtigten Anwendern zur Verfügung, während der benötigte Speicherplatz auf ein Minimum reduziert werden kann. Dafür sorgt darüber hinaus auch die gleichzeitige Komprimierung der Archivdaten. Neben der Kostenersparnis durch weniger Storage-Kapazität führt dies zusätzlich zu spürbarer Entlastung und höherer Performance der IT-Infrastruktur, da deutlich weniger Daten verwaltet werden müssen.

Vorteile:

• Kostenersparnis durch geringeres Datenvolumen
• Entlastung der Systeme
• Zuverlässiger E-Mail-Zugriff für alle Berechtigten

E-Mails werden nicht ausschließlich an externe Empfänger gesendet oder von diesen empfangen. Stattdessen wird das Medium sehr häufig auch intern genutzt, beispielsweise bei der Abstimmung zwischen Kollegen, Fachabteilungen und Arbeitsgruppen.

Auch wenn solche, rein internen E-Mails zumeist eher keine steuerrechtliche Bedeutung haben, so ist ihre Archivierung dennoch ratsam. Dafür spricht zum einen, dass ein E-Mail-Archiv vollständig sein sollte, um spätere Recherchen und Nachvollziehen von Vorgängen zu erleichtern.

Auch die Entlastung des Mailservers, die ja einer der Hauptvorteile der E-Mail-Archivierung ist, spielt eine Rolle. Zudem kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch eine rein interne E-Mail spätere Bedeutung zum Nachweis von Vereinbarung und Abmachungen erlangt.

Vorteile:

• Vollständige Archivierung aller internen und externen E-Mails
• Alle Informationen jederzeit verfügbar
• Spürbare Entlastung des Mailservers