Email Archivierung Gesetz
EDV-Leiter, Geschäftsführer, CIOs oder IT-Administratoren, die sich im Rahmen der Einführung einer Archivierungslösung mit dem rechtlichen Hintergrund beschäftigen, erkennen eines in der Regel sehr schnell: Es gibt nicht das eine, universell gültige Email Archivierung Gesetz. Die notwendigen Eigenschaften eines Archiv-Systems, die letztlich zu einer rechtssicheren Lösung führen, setzen sich vielmehr aus einer ganzen Reihe von unterschiedlichsten Richtlinien, Gesetzen und Regelungen zusammen. Der Überblick kann hier schnell verloren gehen, woraus dann eine gewisse Verunsicherung hinsichtlich der zu erfüllenden Kriterien resultiert.
Woraus bildet sich nun dieses gewissermaßen „ungeschriebene“ Email Archivierung Gesetz? In der Praxis sehen sich Unternehmen beispielsweise mit Teilen der Abgabenordnung (AO) konfrontiert, einem wichtigen Bundesgesetz im Bereich des Steuerrechts. Dort sind Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen zu finden, die auch für geschäftlich beziehungsweise steuerlich relevante E-Mails Gültigkeit haben.
Eine wichtige Rolle spielen zudem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU genannt. In diesen Regelungen, einer Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, deren erste Fassung aus dem Jahr 2001 stammt, geht es zum Beispiel um den Zugriff auf IT-Systeme durch Mitarbeiter der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen. Gefordert wird unter anderem, dass entsprechende Daten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden.
Weitere Bestandteile für ein fiktives Email Archivierung Gesetz ergeben sich in steuerlicher und buchhalterischer Hinsicht durch die Richtlinien der Verwaltungsanweisung GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Nicht komplett wäre ein solches Email Archivierung Gesetz außerdem ohne das Handelsgesetzbuch (HGB)
Für die Auswahl eines geeigneten E-Mail-Archivierungssystems bedeutet dies, dass Unternehmen sich sehr genau ansehen sollten, inwiefern die einzelnen Hersteller mit den von ihnen propagierten Lösungen die entsprechenden Richtlinien einhalten. Das Thema Email Archivierung Gesetz mag auf den ersten Blick verwirrend wirken, mit der richtigen, professionellen Software allerdings lassen sich die relevanten Punkte relativ einfach und komfortabel erfüllen.
